Omsorgs- og trivselssamtaler

Formålet med omsorgs- og trivselssamtaler er at drage omsorg for medarbejderen, for at øge trivslen på arbejdspladsen. Disse samtaler tages alene af bekymring for medarbejderen, og er ikke et ansættelsesretligt skridt eller en sanktion. Ønsker man at indskærpe/rette på en medarbejders adfærd, så bør man indkalde til en tjenstlig samtale i stedet.

Omsorgssamtaler er vedrørende sygefravær, behandlingsplan ved f.eks. afhængighedsproblemer, psykiske problemer mv.

Trivselssamtaler er vedrørende forbedring af arbejdsmiljøet for medarbejderen, herunder kollegaskab, omgangstone i afdelingen, adfærd i afdelingen mv.

Omsorgs- og trivselssamtaler kan benyttes bredt og er ikke klart defineret. Det er således heller ikke centralt hvad I kalder samtalen, men alene dennes indhold, samt er fokus er på at drage omsorg for medarbejderen.

Vi opfordrer til, at hvis du som arbejdsgiver bemærker ændringer i dine medarbejderen humør, dårlig tone på arbejdspladsen at du reagerer og for snakket med dine medarbejder. Dette er også med til sikre et sundt arbejdsmiljø og få sat ind før eventuelle sygemeldinger sker.

Når du som arbejdsgiver ønsker at afholde en omsorgs- eller trivselssamtale, bør du lave en mødeindkaldelse og give denne til medarbejderen 2-3 dage før samtalen afholdes. Af mødeindkaldelse bør det fremgå hvor og hvornår mødet afholdes, en dagsorden, samt hvem der deltager og at medarbejderen kan medbringe en bisidder hvis de ønsker det. Husk altid at få skrevet at der mødepligt til samtalen.

Det er ikke et krav at en omsorgs- eller trivselssamtale foregår på arbejdspladsen. Hvis det vurderes mest hensigtsmæssigt i situation, kan de holdes hos medarbejderen eller andet neutralt sted.

Gode samtaleemner til omsorgs- eller trivselssamtalen:

• Spørg ind til medarbejderens generelle trivsel
• Snak omkring hvordan adfærden påvirker arbejdsplads og kollegaerne
• Spørg ind til om du som arbejdsgiver kan gøre noget for at imødekomme medarbejderens udfordringer
• Aftalt klare tiltag der kan afhjælpe situationen hvis muligt

Efter omsorgs- eller trivselssamtalen bør der altid udarbejdes et referat fra samtalen, dette skal sendes til medarbejderen (og evt. bisidderen), giv en deadline på 4-5 dage til at komme med eventuelle bemærkninger. Du kan sende referatet til personale@nanoq.gl så kan vi arkivere det på medarbejderens personalemappe.

Husk at følge op på medarbejderen og eventuelle aftaler der måtte være indgået. Det er vigtigt du er opmærksom på arbejdere med udfordringer og der bliver taget hånd om disse. Husk at lave notater hvis der er mundtlige samtaler der har relevans for sagen.

Særligt vedrørende misbrug

I centraladministrationen er der en Personalepolitik om ansattes afhængighedsproblemer med legale og illegale rusmidler og spil.

Politikken er udarbejdet for at tage hånd om de problemer medarbejdere kan have med misbrug af rusmidler eller spil.

Det er Grønlands Selvstyres holdning at arbejdsgiver aktivt skal støtte og hjælpe medarbejdere med misbrugsproblemer.

Enhver henvendelse om misbrugsproblemer bør kunne ske i fuld fortrolighed. Der udarbejdes en klar handleplan for behandlingen. Udgifterne til behandlingen afholdes af de enkelte enheder.

For at kunne benytte et behandlingstilbud skal følgende kriterier være opfyldt:

• Personen skal være ansat i centraladministrationen
• Personen skal være fyldt 18 år
• Personen skal have været ansat i minimum 3 måneder
• Personen skal være fastansat. Følgende grupper kan ikke benytte ordningen:
  1. Vikarer
  2. Medarbejdere, der ikke har primær arbejdsmæssig tilknytnng til Grønlands Selvstyres centraladministration
• Begrundelsen for at benytte et behandlingstilbud er, at afhængighedsproblemet skal have en indvirkning på pågældende medarbejders arbejde i en sådan grad, at medarbejderen og arbejdsgiveren ikke finder, at medarbejderen kan varetage sine arbejdsopgaver tilfredsstillende

Elever og praktikanter kan tilbydes behandling, dette skal dog ske i samarbejde med uddannelsesstedet.

Gode råd vedrørende medarbejdere med misbrugsproblemer

• Tag hånd om misbrugsproblemer
• Snak med medarbejderen
• Tilbyd hjælp
• Udarbejd en behandlingskontrakt
• Klargør for medarbejderen hvad konsekvenserne kan være ved ikke at modtage behandling eller hvis behandlingskontrakten ikke overholdes

Stress

Selvstyret har Stresspolitik for Grønlands Selvstyres centraladministration. Som leder er du forpligtet til at håndtere stress på arbejdspladsen i det omfang du gøres opmærksom på det eller ved sygemeldinger grundet stress.

Selvstyret ønsker at forebygge stress ved følgende tiltag

• Hav en arbejdsplads hvor der åbent kan snakkes om stress
• Der skelnes mellem travlhed og stress
• Både ledelse og medarbejdere skal medvirke til at forebygge stress
• Der er forståelse for at forskellige medarbejder skal have forskellige ressourcer
• Stress tages i opløbet
• Stress skal håndteres uanset om den er udløst af private eller arbejdsbetingede faktorer

Få udarbejdet en handleplan, såfremt der er tale om sygemelding grundet stress bør der afholdes sygefraværssamtaler, dette kan du læse mere om her.

Det er vigtigt du som leder følger op på situationen og at medarbejderen fortsat bibeholder en tilknytning til arbejdspladsen f.eks. i form af, at medarbejderen kommer ind til frokost eller deltager i afdelingsmøder.